excel online - excel vlookup



truy Lượt Xem:63

Cách sử dụng Excel để tìm địa chỉ email không hợp lệ

Tuần này là nơi nhiều yêu cầu hội tụ. Tôi có hai người bạn cần gửi email cho khách hàng của họ. Một người có thông tin của họ trong một bảng tính Excel và người kia đã xuất cơ sở dữ liệu nội bộ của họ sang Excel. Cả hai đều nghĩ rằng có nhiều vấn đề với nhiều địa chỉ email và muốn biết liệu có cách nào dễ dàng để tìm địa chỉ email không hợp lệ trước khi gửi email không.
 
Họ không tìm tôi để chỉ ra rằng john.doe@xyz.com đã tồn tại. Thay vào đó, họ chỉ muốn đảm bảo rằng bản ghi dữ liệu ở định dạng địa chỉ email chính xác.
 
Excel là một chương trình tuyệt vời để đánh giá dữ liệu. Trong một số trường hợp, nó tạo ra các siêu liên kết cho các địa chỉ email. Trong trường hợp bạn bè của tôi, một số mục xấu là kết quả của cách thông tin được chụp từ trang web của họ. Lần khác, lỗi đánh máy đã được thực hiện hoặc khách hàng cố tình cung cấp địa chỉ email không chính xác.

Quy tắc địa chỉ email

Tôi chắc chắn có thể có một cách để ai đó có thể viết mã Excel để xác nhận địa chỉ email bằng cách sử dụng các biểu thức chính quy hoặc các quy tắc cú pháp. Tôi không muốn đi theo con đường đó, vì tôi không phải là người lập trình. Trong thực hiện một số nghiên cứu, tôi cũng nhận thấy rằng có nhiều khả năng hơn cho các địa chỉ email hợp lệ hơn tôi nhận ra. Đây là vài ví dụ:
 
Chúng có thể chứa dấu "+" mặc dù nhiều hệ thống không cho phép ký tự này. Ví dụ: Google cho phép bạn sử dụng dấu cộng cho phiên bản địa chỉ email dùng một lần của họ.
 
Chúng có thể chứa nhiều dấu chấm.
 
Các tên miền cấp cao nhất không phải lúc nào cũng có 3 chữ cái như .com, .net hoặc .org. Tất cả các mã quốc gia là hai chữ cái và sau đó có TLD giống như .travel hoặc .museum
 
Chúng có thể chứa dấu gạch nối.
 
Địa chỉ email phân biệt chữ hoa chữ thường. Nó không quan trọng nếu bạn chúng tôi chữ hoa hoặc chữ thường.
Nếu bạn muốn nhận được các chi tiết cụ thể, có một tài liệu RFC 822 chuẩn cho nhắn tin qua internet .
 
Sau khi cuộn qua các danh sách địa chỉ Excel này, tôi đã giải quyết trên hai quy tắc, có thể xác định hầu hết các mục nhập địa chỉ email xấu. Đây không phải là luật địa chỉ email hoặc tuyệt đối. Thay vào đó, đây là những quy tắc đơn giản để loại bỏ 95% các địa chỉ được định dạng sai.
 
Địa chỉ email phải chứa dấu "@"
 
Địa chỉ email phải chứa ít nhất 1 dấu chấm.
 
Điều tốt đẹp về hai quy tắc này là tôi có thể có Excel tìm các email không hợp lệ bằng cách sử dụng lệnh Bộ lọc . Dưới đây bạn sẽ thấy một ảnh chụp màn hình của các loại mục nhập trên các bảng tính Excel này. Bạn cũng có thể thấy nơi Excel sẽ tạo siêu liên kết trên các mục không đúng.
 
Bảng tính Excel với địa chỉ email
 
Bảng tính Excel với địa chỉ email
 
Để lọc các địa chỉ email không hợp lệ trong Excel,
 
Từ trình đơn Dữ liệu , chọn Bộ lọc và sau đó chọn Tự động lọc . Điều này sẽ thêm một hộp danh sách thả xuống cho mỗi cột của bạn.
Nhấp vào điều khiển mũi tên xuống ở trên cùng bên phải của cột chứa địa chỉ email của bạn.
 
Từ trình đơn thả xuống, chọn (Tùy chỉnh…) .

Chọn bộ lọc tùy chỉnh

Chọn bộ lọc tùy chỉnh

Trong hộp thoại Custom AutoFilter , nhập vào hai tiêu chí lọc bằng cách sử dụng lựa chọn “ không chứa ”. Hãy chắc chắn sử dụng tùy chọn nút radio hoặc .
 
Tạo bộ lọc tự động tùy chỉnh bằng logic HOẶC
 
Tạo bộ lọc tự động tùy chỉnh bằng logic HOẶC
 
Nhấp vào OK .

Danh sách các địa chỉ email có vấn đề được lọc

Danh sách các địa chỉ email có vấn đề được lọc


Khi bạn bấm OK, Excel sẽ hiển thị các email không có dấu @ hoặc dấu chấm. Đây là những hồ sơ vấn đề. Bạn có thể xóa chúng hoặc cố gắng sửa chữa. Các quy tắc không hoàn hảo vì bạn vẫn có thể nhận được một số lỗi không chính xác như anne.h@examplecom . Trong ví dụ này, cả khoảng thời gian và “tại dấu” đều hiện diện, nhưng nó vẫn không hợp lệ vì khoảng thời gian thứ hai là cần thiết giữa ví dụ và com.
 
Sau khi thực hiện bài tập này, tôi đã thấy một số mẫu khác. Ví dụ: một số người sẽ nhập một số kết hợp “không gửi email”. Điều này có xu hướng xảy ra nếu biểu mẫu đầu vào không thực hiện xác thực trường . Lần khác, điều ngược lại sẽ xảy ra khi mọi người sử dụng “shift 2” hoặc [at] thay vì “@ sign”. Đây là một chiến thuật mà một số người sử dụng trực tuyến để ngăn chặn các chương trình email từ việc cạo địa chỉ của họ.
 
Các bước khác bạn có thể thực hiện
 
Tôi cũng thấy một số email có dấu cách như anne h@example.com. Tôi không chắc chắn nếu không gian là hợp pháp, nhưng tôi dường như nhớ lại AOL sử dụng chúng cùng một lúc. Tuy nhiên, nhiều hệ thống email sẽ không chấp nhận dấu cách trong địa chỉ email . Một cách để khắc phục sự cố này là sử dụng tiện ích bổ sung ASAP Tiện ích bổ sung Excel được khuyến nghị và miễn phí, có một tính năng để cắt không gian hàng đầu, đuôi và được nhúng.
 
Mục khác tôi nhận thấy là nhiều địa chỉ email trùng lặp. Mọi người đã nhập thông tin nhiều lần hoặc có lẽ địa chỉ đã được chia sẻ bởi hai hoặc nhiều người. Bạn nên thực hiện các bước để loại bỏ các bản sao này, vì người nhận không muốn nhiều bản sao. Một số thậm chí có thể nhận được đủ điên để gắn cờ email của bạn là spam. Một lần nữa, ASAP Utilities có thể giúp với vấn đề này vì nó có thể tô màu các bản ghi mã trùng lặp trong một cột.
 
Phương pháp trên để tìm địa chỉ email xấu không hoàn hảo. Những gì nó làm là cung cấp cho bạn một phương pháp dễ dàng để tìm các địa chỉ được định dạng sai để bạn có thể hành động theo cách kịp thời. Bằng cách loại bỏ những cái xấu này, bạn cũng ngăn không cho ai đó nhận được những thư bị trả lại gây phiền nhiễu từ các ISP nói cho bạn biết rằng người dùng không tồn tại.
 

Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Không có tin nào

Các tin cũ hơn