excel online - excel vlookup



truy Lượt Xem:36

Chuyển đổi Word Documents sang Excel Phần 2

Trong bài viết trước của chúng tôi, chúng tôi đã giải thích có một số cách để chuyển đổi dữ liệu Microsoft Word như danh sách địa chỉ sang Microsoft Excel. Phương pháp tiếp theo này bắt đầu bằng cách chuyển đổi văn bản của bạn thành một bảng. Có thể bạn sẽ thấy phương pháp này dễ dàng hơn.
 
Nếu bạn bỏ lỡ bài viết trước của chúng tôi, vấn đề chúng tôi đang cố gắng giải quyết là lấy danh sách các mục dữ liệu mở rộng xuống Excel. Ví dụ mà mọi người đề cập đến tôi là thư mục địa chỉ. Ví dụ, làm thế nào để bạn lấy một danh sách địa chỉ của 100 thành viên và đưa chúng vào Excel. Mỗi mục là ba dòng như sau:

Chuẩn bị tài liệu Word của bạn

Bất cứ khi nào chúng tôi chuyển đổi danh sách, chúng tôi sao chép dữ liệu chúng tôi cần và dán dữ liệu vào một tài liệu mới. Lý do là gấp đôi. Đầu tiên, nếu bất cứ điều gì xảy ra với dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi vẫn có bản gốc. Thứ hai, bạn không muốn văn bản không liên quan như mô tả danh sách hoặc hướng dẫn cập nhật mục nhập của bạn.
Các bước để chuyển đổi bằng Bảng,
 
Sao chép và dán văn bản bạn cần chuyển đổi sang tài liệu mới
 
Đánh dấu văn bản cần chuyển đổi
 
Từ trình đơn Bảng của Word , chọn Chuyển đổi | Văn bản thành Bảng
 
Hộp thoại Convert Text to Table xuất hiện.
 
Trong số cột: trường, chọn số dòng tạo một bản ghi. Nếu bạn có một dòng trống giữa các bản ghi, hãy thêm 1.
 
Giữ mục nhập mặc định cho văn bản riêng biệt tại đoạn văn .
 
Nhấp vào OK .
 
Word sẽ chuyển đổi văn bản của bạn và trình bày một bảng như dưới đây.

 

Để đưa thông tin của bạn vào Excel, hãy đánh dấu các cột trong bảng bạn cần và nhấn Ctrl + C
 
Mở một trang tính mới trong Excel.
 
Trong ô A1, nhấn Ctrl + V và dán dữ liệu của bạn.
 
Tinh chỉnh dữ liệu Excel
 
Mặc dù dữ liệu của bạn được sao chép, bạn có thể muốn chuyển đổi cột cuối cùng thành 3 cột. Đây sẽ đại diện cho thành phố, tiểu bang và mã zip.
 

Đôi khi tất cả các thành phố của bạn là một từ. Lần khác, bạn có được thành phố với hai hoặc nhiều từ. Trong trường hợp này, trước tiên bạn muốn tách biệt cột này sau dấu phẩy tách trạng thái khỏi mã zip.
 
Nhấp vào cột bạn muốn phân tích cú pháp như C
Từ trình đơn Dữ liệu , chọn Văn bản thành Cột . Điều này sẽ bắt đầu Thuật sĩ Chuyển văn bản thành Cột .
 
 
Ở Bước 2 của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm Dấu phẩy cho Dấu phân cách của bạn . Excel sẽ làm mới và bạn có thể xem cách cột sẽ phá vỡ trong phần Xem trước dữ liệu.
 
Nhấp vào Kết thúc .
Khi bạn đã tách các cột này, bạn có thể thấy cột D mới bắt đầu với khoảng trống thừa. Đây là OK như chúng tôi sẽ làm thêm một Text to Columns chuyển đổi , nhưng sử dụng một không gian như một dấu phân cách thay cho dấu phẩy. Điều này sẽ dẫn đến ba cột. Cột đầu tiên sẽ trống vì nó đại diện cho không gian hàng đầu đó trước tên thành phố. Bạn có thể xóa cột trống này.
 
Bước cuối cùng là chèn một hàng ở trên cùng và đặt vào các tiêu đề cột của bạn.
 
Giữa hai phương thức này, bạn sẽ có thể chuyển đổi hầu hết các danh sách văn bản trong Word. Có thể có một số điều chỉnh bạn cần phải thực hiện. Ví dụ: bạn có thể có các mục nhập có thêm dòng hiển thị số Căn hộ hoặc Suite. Tùy thuộc vào số lượng các mục nhập bất thường này, bạn có thể muốn sao chép chúng ra khỏi một tài liệu riêng và xử lý sau khi chuyển đổi chính của bạn. Hoặc, bạn có thể muốn thêm thông tin căn hộ vào cuối dòng 2. Đó là danh sách của bạn để bạn có thể xác định các quy tắc. Chúng tôi không muốn bạn sao chép và dán từng dòng vào Excel.
 

Mời bạn xem thêm:  tạo số ngẫu nhiên với excel  &&  cách sử dụng hàm VLOOKUP


Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn