excel online - excel vlookup



truy Lượt Xem:38

Converting Word sang Excel

Một mục tôi đã học được từ việc sử dụng máy tính là thường có nhiều cách để giải quyết vấn đề. Tuần này hai người tiếp cận tôi với một vấn đề tương tự. Họ đã cố gắng để có được một danh sách địa chỉ đơn giản nhưng dài từ Microsoft Word vào Microsoft Excel. Một người đã cố gắng sử dụng các macro và các phương tiện khác để cắt và dán. Trong mỗi trường hợp, tôi nghĩ rằng một giải pháp đơn giản hơn liên quan đến tính năng Tìm kiếm và Thay thế của Word. Đây là Phần 1 của hướng dẫn gồm hai phần.
 
Mỗi người dùng đã bắt đầu với danh sách tên và địa chỉ trong Microsoft Word. Tôi nghi ngờ họ là một số loại thư mục địa chỉ hoặc danh sách liên lạc. Vì nhiều lý do, họ cần phải lấy dữ liệu vào Microsoft Excel. Họ muốn một hàng cho mỗi bản ghi. Bản ghi địa chỉ trông giống như các bản ghi bên dưới.
 
Trước khi bắt đầu, hãy xem lại danh sách của bạn và tìm các mẫu số chung và các ngoại lệ có thể có. Trong những trường hợp này, các bản ghi được thống nhất với mỗi bản ghi bao gồm ba dòng với một dòng trống giữa.
 
Tạo Delimiter Record
 
Bước đầu tiên trong quá trình này là thêm dấu phân cách bản ghi. Đây là mục Excel sẽ tìm cách tách từng hàng.
 
Sao chép văn bản bạn muốn chuyển đổi và dán nó vào một tài liệu mới.
 
Bật các dấu Đoạn bằng cách sử dụng nút thanh công cụ Chuẩn hoặc Ctrl + Shift + *
 
Lưu ý hai dấu phân đoạn tồn tại giữa mỗi bản ghi như thế nào. Nếu bản ghi cuối cùng của bạn không hiển thị kéo, bạn có thể muốn thêm một dòng ở cuối. Chúng tôi sẽ thay thế một ký tự duy nhất làm dấu phân cách bản ghi. Tôi thích sử dụng dấu ngã ~, nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự không phổ biến nào. Hãy cẩn thận không sử dụng một ký tự xuất hiện trong danh sách của bạn.

 

Chuyển đến đầu tài liệu của bạn. ( Ctrl + Trang chủ )
 
Từ menu Chỉnh sửa , chọn Tìm …
 
Nhấp vào tab Thay thế
 
Nhấp vào nút Thêm ở dưới cùng. Hộp thoại của bạn giờ sẽ hiển thị nhiều tùy chọn hơn.
 
Nhấp vào nút Đặc biệt .
 
Chọn Dấu đoạn từ trình đơn bật lên. Lặp lại bước này.
 
Nhập vào biểu tượng bạn muốn sử dụng cho dấu phân cách bản ghi của bạn, chẳng hạn như dấu ngã.
 
Hộp thoại Tìm và Thay thế của bạn sẽ trông giống như hộp thoại bên dưới.
 
 
Nhấp vào Thay thế tất cả .
Nhấp vào Đóng .
Microsoft Word sẽ cung cấp cho bạn một số lượng bao nhiêu thay thế nó được thực hiện. Đừng lo lắng rằng định dạng của bạn sẽ bị tắt và các dòng khác nhau sẽ được kết hợp.
 
Xác định các trường
Phần tiếp theo là định nghĩa các trường của chúng ta sẽ được đặt trong các cột Excel. Mỗi bản ghi có 3 dòng đại diện: Tên, Địa chỉ và Thành phố, ST và Zip. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng dấu phẩy để phân tách các trường này. Chúng tôi có thể phân tích cú pháp tên và trạng thái trong Excel sau.
 
Chuyển đến đầu tài liệu của bạn.
Từ menu Chỉnh sửa , chọn Thay thế .
Hộp thoại Tìm và Thay thế của bạn sẽ có các giá trị trước đó của bạn. Loại bỏ một trong các nhãn đoạn được đặt trong hộp văn bản Tìm gì:.
Trong hộp văn bản Thay thế bằng :, hãy xóa dấu ngã và nhập dấu phẩy .
Nhấp vào Thay thế tất cả
Nhấp vào Đóng .

 

Breaking Apart the Records
Tài liệu của bạn có thể trông tệ hơn, nhưng đừng lo lắng về nó. Một phần của điều này có thể là từ bọc và một phần của nó là định dạng của chúng tôi. Các bước tiếp theo sẽ đưa nó vào quan điểm.
 
Chuyển đến đầu tài liệu của bạn
Từ menu Chỉnh sửa , chọn Thay thế .
Hộp thoại Tìm và Thay thế của bạn sẽ có các giá trị trước đó của bạn. Loại bỏ dấu đoạn trong hộp văn bản Tìm gì: và nhập dấu ngã .
Trong hộp văn bản Thay thế bằng:, hãy xóa dấu ngã
Nhấp vào Đặc biệt
Chọn Dấu đoạn từ trình đơn bật lên
Nhấp vào Thay thế tất cả
Nhấp vào Đóng .
Nếu bạn có thêm dấu phẩy hoặc dấu đoạn trên dòng cuối cùng, bạn có thể xóa chúng. Nếu bạn thực sự khó tính và không thích không gian trước Nhà nước, bạn có thể thực hiện tìm kiếm và thay thế khác. Cá nhân, tôi sẽ làm điều này trong Excel với ASAP Utilities là một phần bổ sung miễn phí.
 
Lưu tệp
Tài liệu của bạn giờ đây sẽ có 1 bản ghi trên mỗi dòng với các trường được phân tách bằng dấu phẩy và kết thúc bằng dấu đoạn. Sẽ không có dấu phẩy giữa trạng thái và mã zip.
 
Từ menu Tệp , chọn Lưu dưới dạng
Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, nhập tên tệp của bạn
Trong trình đơn thả xuống Lưu dưới dạng: thả xuống, chọn Văn bản thuần túy .
Word có thể hiển thị hộp thoại Chuyển đổi tệp với cảnh báo rằng tất cả định dạng sẽ bị mất. Đừng lo lắng và nhấn OK để chấp nhận các giá trị mặc định.

Kéo tệp vào Excel
Phần cuối cùng là nhập tệp văn bản Microsoft Word của chúng tôi vào Excel.
 
Mở Excel
Từ menu Tệp , chọn Mở
 
Trong hộp thoại Mở, thay đổi Tệp Loại : nhập vào Tệp Văn bản
 
Trỏ tới tệp .txt của bạn.
 
Nhấp vào Mở
 
Trình hướng dẫn nhập văn bản sẽ bắt đầu. Giữ các giá trị mặc định và nhấn Next .
 
Ở Bước 2, thay đổi Dấu phân tách của bạn từ Tab thành Dấu phẩy . Màn hình sẽ điều chỉnh để hiển thị các trường trong cột.
Trong Bước 3, bạn có thể thay đổi định dạng dữ liệu cho mỗi cột hoặc bấm Kết thúc để chấp nhận định dạng Chung.
 
Final Tweaks
 
Rất có thể bạn sẽ muốn thực hiện một số chỉnh sửa nhỏ. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm nhãn cột. Ngoài ra, nếu bạn có địa chỉ ở Hoa Kỳ, bạn có thể muốn tách cột cuối cùng có mã Tiểu bang và Mã zip được kết hợp. Bạn cũng có thể muốn chia cột tên thành tên và họ. Trong ví dụ của chúng tôi, điều này dễ dàng như một khoảng trắng tách biệt họ và tên hoặc tiểu bang và mã zip.
 
Để phân tích một cột thành nhiều cột,
 
Đánh dấu cột của bạn
 
Từ trình đơn Dữ liệu , chọn Văn bản thành Cột…
 
Nhấp vào nút Tiếp theo trên Trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột
 
Trong hộp Dấu phân tách cho Bước 2, chọn Không gian
 
Nhấp vào Tiếp theo
 
Xác định định dạng dữ liệu của bạn.
 
(Lưu ý: Đối với mã zip, bạn có thể muốn thay đổi định dạng dữ liệu thành Văn bản nếu bạn có mã zip bắt đầu bằng “0”.)
 
Mặc dù các bước này có thể không hoạt động chính xác cho danh sách của bạn nhưng chúng sẽ cung cấp cơ sở để tạo bản ghi trong Microsoft Word. Danh sách của bạn có thể hơi khác hoặc bao gồm nhiều mục như địa chỉ email. Dù bằng cách nào, bạn có thể sử dụng các bước tương tự để tạo một tài liệu mà Microsoft Excel có thể giải thích. Trong phần 2 , chúng ta sẽ sử dụng các bảng để thực hiện một kết quả tương tự.
 

Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn