excel online - excel vlookup



truy Lượt Xem:39

Định dạng các ô Excel dựa trên điều kiện

Tiêu điểm dữ liệu quan trọng với định dạng có điều kiện Excel
 
Đi vào hầu hết các văn phòng và bạn có thể tìm thấy ai đó sử dụng bảng tính Excel. Đó là một công cụ phân tích kinh doanh phổ biến. Vấn đề với nhiều bảng tính là chúng khiến người đọc tìm thấy thông tin quan trọng bằng cách quét qua vô số ô. May mắn thay, Excel có định dạng có điều kiện có thể làm cho dữ liệu của bạn nổi bật với một vài bước. (Xem bảng tính mẫu trong phần Tài nguyên.)
 
Nội dung bài viết
 
Vui lòng nhảy tới bất kỳ phần nào bằng cách nhấp vào liên kết bên dưới. Trong phần Tài nguyên bổ sung, bạn sẽ tìm thấy bảng tính mà bạn có thể tải xuống bằng Ví dụ 1-4. Hướng dẫn và bảng tính mẫu đã được thực hiện với Excel 2016 nhưng sẽ hoạt động với các phiên bản trước đó.
 
Định dạng các ô Excel dựa trên điều kiện
Cách áp dụng định dạng có điều kiện Excel
Ví dụ 1: Ô trên một số cụ thể
Ví dụ 2: Làm nổi bật 10 mục nhập hàng đầu
Ví dụ 3: Hiển thị thanh dữ liệu
Ví dụ 4: Làm nổi bật hàng
Tìm quy tắc có điều kiện của bạn
Mẹo & thủ thuật
Tài nguyên bổ sung
 
Tôi thấy nó xảy ra mọi lúc. Bạn nhận được bảng tính từ một người nào đó có hàng dữ liệu và tất cả đều giống nhau. Nhưng liệu có giống nhau không? Có giá trị ô nào khác với các giá trị còn lại không? Có cái gì ngoài tiêu chuẩn? Đây là loại câu hỏi mà người dùng Excel có khi họ xem bảng tính. Vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi bảng tính của bạn càng lớn.

Định dạng các ô Excel dựa trên điều kiện

Thay vì để người đọc quét từng ô, bạn có thể làm cho Excel thực hiện một số thao tác bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Điều này cho phép Excel áp dụng định dạng được xác định cho các ô đáp ứng tiêu chí cụ thể.
 
Mục đích là làm cho thông tin quan trọng nổi bật để bạn có thể dễ dàng tìm thấy.
 
Excel đã thực hiện một số điều này cho bạn. Ví dụ khi bạn định dạng số, có các tùy chọn như hiển thị số âm bằng màu đỏ. Đây là một ví dụ về định dạng được xác định trước.
 
Excel cho phép bạn sử dụng định dạng trên các ô hoặc hàng riêng lẻ. Phương pháp đơn giản nhất là để Excel áp dụng định dạng có điều kiện nếu ô đáp ứng các điều kiện nhất định. Điều này sử dụng phương pháp " Giá trị ô là ".

định dạng có điều kiện thanh phong

Ví dụ về các quy tắc ô của Excel
 
Một số ví dụ về Giá trị ô bao gồm:
 
Áp dụng nền màu đỏ nếu giá trị nhỏ hơn 50
Áp dụng phông in nghiêng nghiêng nếu giá trị nằm trong khoảng từ 70 đến 90
Áp dụng màu phông chữ xanh nếu giá trị là Montana
Áp dụng nền màu vàng cho các giá trị trùng lặp
Thêm biểu tượng mũi tên lên lên giá trị ô trên 10%
 
Excel cũng cho phép bạn sử dụng các công thức để định dạng có điều kiện . Một lợi ích cho công thức Excel là bạn có thể tham khảo các giá trị ở nơi khác trên bảng tính của mình. Trong ví dụ bên dưới, tôi yêu cầu rằng nếu giá trị trong B2 lớn hơn giá trị trong C2, hãy áp dụng màu nền xanh lục.
 
thiết lập định dạng có điều kiện
 
Định dạng Excel có điều kiện với công thức
 
Microsoft đã tăng cường rất nhiều tính năng này qua nhiều năm và bây giờ đã xác định trước các ví dụ phổ biến, do đó bạn không cần phải dựa vào công thức nhiều. Dưới đây là 4 ví dụ phổ biến.

Cách áp dụng định dạng có điều kiện Excel

Việc thêm các quy tắc định dạng này thật dễ dàng. Phần khó nhất là tìm những gì bạn muốn nhấn mạnh trên bảng tính Excel của bạn. Sở thích của khán giả là gì và họ có thể thực hiện hành động nào.

 

Ví dụ 1: Đánh dấu các ô trên một số cụ thể
 
Nếu bạn muốn theo dõi, đây là Ví dụ 1 từ bảng tính mẫu. Tôi sẽ làm nổi bật các ô nếu dân số của tiểu bang vượt quá hoặc bằng 2% dân số Hoa Kỳ.
 
quy tắc định dạng có điều kiện
 
Chúng tôi muốn làm nổi bật các giá trị> 2%
 
Mở bảng tính mẫu state-count-cf.xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 1.
 
Nhấp vào ô F2 .
 
Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl+ Shift+ .
 
Từ tab Trang chủ , nhấp vào nút Định dạng có điều kiện .
 
Từ trình đơn thả xuống, chọn Quy tắc ô tô sáng.
 
Từ menu bên, chọn Lớn hơn…

tô màu dòng có điều kiện trong excel 2010

Thiết lập một điều kiện lớn hơn
 
Điều chỉnh giá trị trong ô Định dạng TUYỆT VỜI THAN: trường.
 
Lưu ý: Excel sẽ điền trước trường này dựa trên giá trị hiện tại của các ô được đánh dấu của bạn. Nếu bạn nhìn vào bảng tính ví dụ, không có ô nào có 4,44%.
 
Excel điền trước trường GREATER THAN
 
Excel điền trước trường GREATER THAN
 
Nhập giá trị mong muốn của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, nó là 2,0%. Excel sẽ bắt đầu làm nổi bật các ô cho bạn.
Nhấn vào  xuống hình tam giác để làm cho lựa chọn màu sắc của bạn.
 
Làm nổi bật 10 mục nhập hàng đầu
 
Lưu ý: Bạn có thể tạo một lược đồ khác bằng cách chọn Định dạng tùy chỉnh
 
Nhấp vào OK .
 
Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của mình được áp dụng.
 
Ví dụ 2: Làm nổi bật 10 mục nhập hàng đầu
 
Một yêu cầu phổ biến là cố gắng tìm các mục nhập hàng đầu, cho dù chúng là số lượng hoặc phần trăm được đặt hay không. Đây là một ví dụ về một trong các định dạng sẵn có của Excel hoặc các định dạng dựng sẵn. Nói cách khác, bạn không cần phải nhập các giá trị cụ thể như bạn đã làm trong Ví dụ 1. Các giá trị đặt trước này được tạo xung quanh các mục phổ biến mà mọi người tìm kiếm chẳng hạn như người biểu diễn 10 hoặc dưới trung bình hàng đầu. Ưu điểm là bạn không phải làm toán.
 
Trong ví dụ này, tôi muốn nêu bật 10 trạng thái hàng đầu của US House Seats.
 
Tìm 10 quốc gia hàng đầu theo số lượng US House
 
Tìm 10 quốc gia hàng đầu theo số lượng US House
 
Mở bảng tính mẫu state-count-cf.xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 2.
Nhấp vào ô D2 .
Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl+ Shift+ .
Từ tab Trang chủ , nhấp vào nút Định dạng có điều kiện .
Từ trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện, chọn Quy tắc đầu / cuối
Từ menu bên, chọn 10 mục hàng đầu…
Trong hộp thoại Top 10 Items , điều chỉnh số lượng hoặc bảng màu của bạn nếu cần.
Nhấp vào OK .
Ví dụ 3: Hiển thị thanh dữ liệu thay vì màu bóng
Một lựa chọn hữu ích khác là sử dụng “Data bar”. Đây là một loại trực quan khác mà bạn có thể áp dụng. Một sự khác biệt chính với định dạng Data Bar là nó hiển thị trên tất cả các ô như trái ngược với các ô đáp ứng một điều kiện cụ thể.
 
Theo mặc định, Excel sẽ giữ nguyên giá trị văn bản. Tôi thấy rằng điều này có thể mất tập trung. Vì vậy, trong ví dụ này, tôi đã nhân đôi cột% Change nhưng yêu cầu Excel không đặt giá trị dữ liệu trong Cột I. Kết quả cuối cùng chỉ là thanh dữ liệu.
 
Định dạng thanh dữ liệu không hoạt động tốt với tất cả các loại dữ liệu. Đây là một ví dụ tốt về việc thử các định dạng khác nhau để xem những gì hiệu quả nhất cho dữ liệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có giá trị âm hoặc phạm vi hẹp.
 
tô màu có điều kiện trong excel 2010
 
Mở bảng tính mẫu state-count-cf.xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 3.
 
Nhấp vào ô I2 .
 
Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl+ Shift+ .
 
Từ tab Trang chủ , nhấp vào nút Định dạng có điều kiện .
 
Từ trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện, hãy chọn Thanh dữ liệu
 
Từ menu bên, chọn Quy tắc khác .

 


Ví dụ 4: Tô sáng một hàng
 
Làm nổi bật tế bào bên ngoài là rất tốt, nhưng đôi khi nếu bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể không thấy các ô màu vì chúng không có màn hình. Trong những tình huống này, nó giúp làm nổi bật toàn bộ hàng. Bằng cách đó, bất kể bạn đang xem cột nào, bạn biết những hàng nào là quan trọng. Điều này hoạt động tốt nhất khi bạn có 1 điều kiện.
 
Điểm khác biệt chính ở đây là chúng tôi sẽ không làm nổi bật cột, nhưng toàn bộ bảng tính. Đó là cách chúng tôi có được hiệu ứng hàng.
 
Tô sáng một hàng
 
Đánh dấu toàn bộ hàng
 
Mở bảng tính mẫu state-count-cf.xlsx và nhấp vào tab Example 4.
Nhấp vào ô I2 .
Chọn tất cả các hàng bằng cách nhấn Ctrl+ Shift+ + .
Từ tab Trang chủ , nhấp vào nút Định dạng có điều kiện .
Chọn Quy tắc mới…
Trong mô-đun Quy tắc Định dạng Chỉnh sửa , hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
Trong các giá trị Định dạng nơi công thức này là đúng: hãy nhập tiêu chí của bạn.
 
conditional formatting excel 2010
 
Nhấp vào nút Định dạng… để áp dụng màu đánh dấu của bạn.
Nhấp OK để chấp nhận màu của bạn.
Trong ví dụ trên, tôi yêu cầu đánh dấu bất kỳ hàng nào có giá trị trong cột F (Phần trăm tổng dân số Hoa Kỳ) lớn hơn 2%. Màu đánh dấu có màu xanh lục. Tôi cũng đang sử dụng tham chiếu ô hỗn hợp bằng cách đặt ký hiệu $ trước F2 trong công thức.
 
Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn mình có công thức đúng, bạn luôn có thể kiểm tra nó trong cột khác. Ví dụ, tôi có thể nhập vào ô H2 , công thức này = $ F2> 20% . Ô H2 sẽ đánh giá là TRUE hoặc FALSE. Sau đó, bạn có thể sao chép công thức xuống cột để đảm bảo bạn nhận được kết quả mong đợi.
 
Nhấp vào OK .

Tìm quy tắc định dạng có điều kiện của bạn

Đôi khi chúng tôi được cung cấp bảng tính và bạn thấy các ô hoặc hàng được đánh dấu. Nhưng… các quy tắc có điều kiện ở đâu hoặc ai đó đã định dạng thủ công các ô này? May mắn thay, Excel cung cấp một cách để xem các quy tắc định dạng có điều kiện. Bạn có thể sử dụng bảng tính ví dụ để theo dõi hoặc sử dụng bảng tính của riêng bạn.
 
Mở bảng tính của bạn.
 
Từ tab Trang chủ , bấm Định dạng có điều kiện .
 
Chọn Quản lý quy tắc… từ trình đơn thả xuống.
 
conditional formatting excel 2007
 
Tìm quy tắc có điều kiện trên trang tính của bạn
 
Trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện , hãy chọn trang tính của bạn.
Nhấp vào OK .
 
hướng dẫn sử dụng conditional formatting trong excel 2013
 
Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy quy tắc tôi đã áp dụng để đánh dấu hàng. Từ đây, bạn có thể thêm quy tắc, chỉnh sửa quy tắc hoặc xóa quy tắc.
 
Mẹo & thủ thuật
Bài viết này chỉ đề cập đến một số cách bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện. Cách tốt nhất để tìm hiểu là thử nghiệm một số dữ liệu cho dù đó là bảng tính của riêng bạn hay bảng tính mẫu. Dưới đây là một số mẹo khác cho bạn:
 
Bạn có thể có nhiều quy tắc trong cùng một cột. Ví dụ: bạn có thể muốn có các giá trị dải ô khác nhau là các màu khác nhau.
Chơi xung quanh với các định dạng khác nhau để xem loại nào hoạt động tốt nhất cho dữ liệu của bạn.
 
Nếu bạn nhận được kết quả không mong muốn, hãy kiểm tra xem có nhiều điều kiện đang được chạy hay không. Bạn có thể cần phải thay đổi thứ tự.
 
Bạn có thể đặt phạm vi trên thanh dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn có cột% Complete, bạn có thể muốn đặt phạm vi từ 0 đến 1.
Bạn có thể xóa các quy tắc định dạng có điều kiện bằng tùy chọn Xóa quy tắc .
 
Áp dụng các quy tắc của bạn sau khi bạn đã nhập dữ liệu. Đôi khi các quy tắc trùng lặp được tạo khi bạn chèn hàng.
Định dạng có điều kiện của Excel có thể làm cho bảng tính của bạn hữu ích hơn nếu được sử dụng phù hợp. Mọi người sẽ không lãng phí thời gian tìm kiếm những thay đổi quan trọng hoặc "kim trong đống cỏ khô".

 

Mời bạn xem thêm:  Chức năng IF là gì?  &&   cách đóng băng các ô trong Excel 


Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn